Ewakuacja 156 metrów akt dla urzędu w Sopocie
Zapakowaliśmy i przewieźliśmy całe archiwum papierowe do nowej lokalizacji. Każdy kontener został opatrzony numerowaną plombą DRC-08.
Przewieźliśmy archiwum Wydziału Geodezji w Sopocie do nowej siedziby przy ul. Marynarzy. Operacja objęła 156 metrów bieżących dokumentacji papierowej, którą transportowaliśmy pod ścisłym nadzorem fizycznym.
Wyzwanie
Urząd musiał zmienić lokalizację w zaledwie 4 dni robocze, nie przerywając pracy referatów. Archiwum liczyło dokładnie 156 metrów akt, co w praktyce oznaczało około 1870 ciężkich segregatorów z danymi wrażliwymi. Największą trudnością był brak windy towarowej w starym budynku oraz wymóg prawny, aby żadna osoba spoza zespołu transportowego nie miała kontaktu z dokumentami. Szczerze mówiąc, zniesienie tylu paczek po schodach w upale 28 stopni było wyzwaniem, ale harmonogram nie dopuszczał opóźnień.
Podejście
Do zadania wyznaczyliśmy 5 pracowników z uprawnieniami do dostępu do materiałów niejawnych. Wykorzystaliśmy 3 furgony z dodatkowymi blokadami przestrzeni ładunkowej i systemem GPS. Zastosowaliśmy naszą procedurę: plomby sprawdzane na każdym postoju. Całość trasy była monitorowana, a kierowcy mieli zakaz zatrzymywania się w miejscach innych niż wyznaczone punkty kontrolne. Każdy etap dokumentowaliśmy w protokole, wpisując numery zabezpieczeń przy każdym zamknięciu i otwarciu drzwi auta.
Rozwiązanie
Zapakowaliśmy dokumenty do 48 wzmocnionych kontenerów transportowych DRC. Każdy kontener zabezpieczyliśmy plombą DRC-08 z unikalnym numerem seryjnym, który był przypisany do konkretnej sekcji archiwum. Dokumenty nie opuszczały wzroku naszych strażników ani na moment. Wykorzystaliśmy specjalne wózki transportowe z miękkimi kołami, aby nie uszkodzić nowych podłóg w docelowym biurze. Cały ładunek był pod stałym nadzorem fizycznym od załadunku w Sopocie aż po ustawienie na regałach w nowym miejscu.
Rezultaty
Zakończyliśmy przeprowadzkę archiwum pół dnia przed terminem, co pozwoliło urzędnikom na spokojne rozłożenie dokumentów przed poniedziałkowym otwarciem dla petentów.
Harmonogram
-
12 czerwca 2024Inwentaryzacja akt i weryfikacja dróg ewakuacji w starym budynku.
-
24 czerwca 2024Rozpoczęcie pakowania do kontenerów i nakładanie plomb DRC-08.
-
27 czerwca 2024Finalny transport i odbiór techniczny w nowej lokalizacji.
"Ekipa trzymała się procedur co do minuty. Każdy kontener sprawdzali dwa razy przed ruszeniem w drogę. To dało nam pewność, że dane mieszkańców są bezpieczne."